Как мы избавили компанию по вывозу пищевых отходов от 600 ручных накладных в месяц
Бухгалтеры вбивали каждую строку вручную. Менеджеры не понимали, кому выставлять счёт. Фермеры звонили и спрашивали, где их документы. Мы автоматизировали весь процесс за 5 недель.
Сначала про рынок — чтобы вы понимали масштаб боли
Компании, которые вывозят пищевые отходы из торговых сетей (Перекрёсток, Пятёрочка, Магнит и другие), работают в очень специфической нише. С одной стороны — крупный ритейл, который выдаёт Excel-файлы с данными об отгрузках. С другой — фермеры, которые покупают эти отходы как корм для скота.
Каждую неделю из десятков магазинов приходят накладные. Каждая накладная — это 4 строки товаров: хлеб, молочка, ФРОВ, пищевой отход. И для каждой строки нужно создать два документа в 1С: Поступление на склад магазина и Реализацию на конкретного фермера.
Звучит просто. Пока не считаешь: 150 магазинов × 4 строки × 2 документа = 1200 проводок в месяц. Руками.
Что происходило до автоматизации
Бухгалтер получала Excel от Перекрёстка и вручную открывала каждую накладную
Нужно было определить, какой фермер забрал отходы из этого магазина в этот день — смотреть в бумажный или Excel-график
Если фермер в этот день не приезжал или был форс-мажор — никто не знал. Реализация всё равно создавалась на «обычного» фермера по графику
5 юридических лиц — 5 разных баз 1С. Перепутать, в какую базу вбить, — дело обычное
Акты сверки и счета на оплату — отдельно распечатать, сфотографировать или сканировать, отправить фермеру в WhatsApp
Ошибки обнаруживались через 2–3 недели, когда фермер звонил и говорил «у вас не та сумма»
Схема: как это выглядело раньше
Что мы сделали
Задача звучала так: система должна сама читать Excel от Перекрёстка, понять, кому принадлежит каждая строка, создать нужные документы в правильной базе 1С и отправить фермеру PDF прямо в чат Битрикс24. Без участия бухгалтера.
Сложность была в одном месте: как определить, кто фактически забрал отходы из магазина в конкретный день? Для этого в Битрикс24 уже были поля графика — у каждого магазина записан фермер на каждый день недели. Но реальность всегда отличается от графика: кто-то не приехал, кто-то заменил коллегу.
Мы сделали «Журнал замен» — простой смарт-процесс, куда менеджер вносит исключения. И написали логику умного слияния: сначала смотрим в журнал, если там тихо — смотрим в основной график. Если и там пусто — ставим задачу менеджеру на разбор.
Схема: как процесс работает сейчас
Результаты в цифрах
Было
Бухгалтер тратит 3–4 часа ежедневно на ввод
Ошибки в выборе фермера — регулярно
Документы у фермеров через 2–3 дня
Форс-мажоры никто не фиксировал
Перепутать базу 1С — обычное дело
Стало
Бухгалтер загружает 1 файл, дальше сама
Фермер определяется автоматически по графику
PDF в чате у фермера в тот же день
Журнал замен — менеджер вносит за 30 сек.
Маршрутизация по 5 базам — автоматически
Кому ещё это нужно
Если вы работаете с регулярными поставками от крупных сетей и у вас есть хотя бы один из этих признаков — вы в этой истории:
Агрегаторы и переработчики вторсырья
Вы забираете отходы у ритейла и продаёте их дальше. Те же накладные, те же форматы Excel, та же проблема с определением покупателя. Выгода: убираете ручной ввод и ошибки в первичке полностью.
Логистические компании с несколькими юрлицами
Вы возите разные товары от разных клиентов на разные юрлица. Каждую неделю — пачка накладных, которые надо разложить по базам 1С. Выгода: автоматическая маршрутизация по организациям без участия человека.
Дистрибьюторы продуктов питания
Вы работаете с торговыми сетями, которые дают вам Excel с данными об отгрузках. У вас есть графики поставок и несколько контрагентов. Выгода: система сама поймёт, кому выставить счёт и сделает это без вас.
Фермерские хозяйства и агрохолдинги
Вы покупаете сырьё у нескольких поставщиков и хотите видеть документы автоматически, а не ждать звонка. Выгода: PDF-документы в вашем чате в день отгрузки, история всех поставок в одном месте.
Обсудим ваш проект?
Бесплатная консультация и оценка проекта за 1–2 дня